Cómo aumentar la capacidad de atención de un laboratorio sin ampliar infraestructura

Cuando un laboratorio clínico comienza a recibir más pacientes, es normal pensar que el siguiente paso será ampliar sus instalaciones, incorporar nuevos equipos o contratar más personal.

Sin embargo, existe una pregunta que debería hacerse antes de realizar cualquiera de estas inversiones:

¿El laboratorio está utilizando realmente toda la capacidad que ya tiene disponible?

En muchas ocasiones, la respuesta es no.

Un laboratorio puede contar con buenos equipos, profesionales capacitados y una infraestructura adecuada, pero tener una capacidad de atención limitada por procesos que generan esperas, tareas administrativas innecesarias, horarios mal distribuidos o información que no fluye correctamente entre las diferentes áreas.

Por eso, aumentar la capacidad no siempre significa ampliar físicamente el laboratorio. También puede significar hacer que la operación existente sea más eficiente.

1. Identificar dónde se encuentra el límite de la operación

El primer paso consiste en determinar qué parte del proceso está limitando la capacidad.

Un laboratorio puede tener suficiente espacio para recibir pacientes, pero no suficiente capacidad en toma de muestras.

También puede suceder lo contrario: la toma de muestras funciona rápidamente, pero las solicitudes se acumulan posteriormente durante el procesamiento o la validación.

Estos puntos se conocen como cuellos de botella y pueden limitar el rendimiento de toda la operación.

Antes de invertir, es importante analizar el recorrido completo: recepción, registro, toma de muestra, procesamiento, validación y entrega de resultados.

2. Analizar los horarios de mayor demanda

No todos los momentos del día tienen el mismo volumen de pacientes.

En muchos laboratorios, determinadas horas concentran una gran cantidad de atenciones mientras que otras presentan una actividad considerablemente menor.

Si el personal y los recursos están distribuidos de manera uniforme durante todo el horario de atención, puede existir una capacidad desaprovechada.

Analizar la demanda por hora y por día permite adaptar mejor la distribución del personal a las necesidades reales.

De esta manera, el laboratorio puede responder mejor durante los periodos de mayor demanda sin necesariamente aumentar su plantilla.

3. Reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas

Una parte importante de la capacidad operativa puede perderse en tareas que no están directamente relacionadas con el procesamiento de muestras.

Registrar información, buscar datos, trasladar resultados entre sistemas, preparar documentos o responder consultas repetitivas consume tiempo.

Cuando estos procesos se realizan manualmente, el personal termina dedicando horas a actividades que pueden ser simplificadas mediante herramientas digitales.

La automatización de determinadas tareas permite liberar tiempo para actividades que sí requieren intervención humana.

4. Aprovechar mejor los equipos existentes

Comprar un nuevo equipo puede parecer la solución más rápida cuando aumenta la demanda.

Pero antes conviene analizar cuánto se utilizan realmente los equipos disponibles.

Es posible que existan periodos de inactividad durante los cuales podrían procesarse más muestras.

También puede existir una distribución poco eficiente de las pruebas entre diferentes equipos.

Con información sobre volumen de trabajo, horarios y tiempos de procesamiento, el administrador puede determinar si realmente necesita ampliar su capacidad instalada o si primero debe optimizar la utilización de los equipos existentes.

5. Mejorar el flujo de información

La capacidad de un laboratorio no depende únicamente de elementos físicos.

La información también debe circular correctamente.

Cuando una solicitud requiere ser registrada varias veces o los resultados deben trasladarse manualmente entre diferentes herramientas, se introducen tiempos adicionales.

Un sistema de gestión para laboratorio puede ayudar a centralizar la información y conectar diferentes etapas del proceso.

Esto permite que los profesionales tengan acceso a la información que necesitan sin depender constantemente de búsquedas manuales.

6. Medir cuánto tiempo toma cada proceso

Para mejorar la capacidad es necesario medir.

Algunos indicadores que pueden ayudar son:

• Tiempo promedio de registro.
• Tiempo de espera antes de la toma de muestra.
• Tiempo de procesamiento.
• Tiempo de validación.
• Tiempo total hasta la entrega del resultado.
• Número de pacientes atendidos por hora.
• Número de pruebas procesadas.
• Utilización de equipos.

Estos indicadores permiten identificar en qué parte del proceso existe mayor oportunidad de mejora.

Por ejemplo, si un laboratorio puede procesar una gran cantidad de pruebas por hora, pero la recepción solamente puede registrar un número reducido de pacientes durante ese mismo periodo, el problema no está en el equipo analítico.

Está en otro punto del flujo.

7. Organizar mejor al personal

La productividad de un laboratorio también depende de cómo se distribuyen las responsabilidades.

Un profesional puede estar realizando tareas administrativas mientras otro área presenta una carga de trabajo elevada.

Analizar la operación permite identificar estas situaciones y reorganizar las actividades.

No se trata simplemente de hacer trabajar más al equipo, sino de asignar mejor el tiempo disponible.

8. Digitalizar antes de ampliar

La transformación digital puede convertirse en una herramienta para aumentar la capacidad sin realizar inmediatamente una inversión física.

Un software para laboratorio clínico permite organizar información, reducir determinadas tareas manuales y facilitar el seguimiento de los procesos.

En el caso de SofSalud 360, la gestión digital puede ayudar a que la información del laboratorio se encuentre centralizada y disponible para las diferentes etapas de la operación.

Esto resulta especialmente relevante cuando el volumen de pacientes aumenta y administrar la información manualmente comienza a consumir cada vez más tiempo.

9. Analizar la capacidad antes de tomar decisiones de inversión

Ampliar infraestructura puede ser necesario en determinados momentos.

Pero debería ser una decisión basada en información.

Antes de construir nuevos ambientes o adquirir nuevos equipos, el administrador debería conocer:

¿Cuántos pacientes podemos atender actualmente?

¿Cuántas pruebas podemos procesar?

¿En qué horarios tenemos mayor demanda?

¿Dónde se producen las esperas?

¿Qué recursos están subutilizados?

¿Qué procesos todavía dependen demasiado del trabajo manual?

Las respuestas permiten diferenciar entre un verdadero problema de capacidad y un problema de eficiencia operativa.

Más capacidad no siempre significa más infraestructura

El crecimiento de un laboratorio clínico no tiene que depender exclusivamente de ampliar sus instalaciones.

En algunos casos, una mejor organización de los procesos puede permitir atender un mayor volumen con los mismos espacios, equipos y personal.

Optimizar horarios, reducir tareas administrativas, mejorar el flujo de información, aprovechar los equipos disponibles y medir los tiempos de cada etapa puede liberar una capacidad que ya existe, pero que actualmente no se está utilizando.

Por eso, antes de preguntarse “¿qué necesitamos comprar para atender más?”, un laboratorio debería preguntarse:

“¿Estamos aprovechando realmente todo lo que ya tenemos?”

Esa respuesta puede cambiar por completo la estrategia de crecimiento.